El error de origen
El escenario típico: un fisioterapeuta monta un centro. Ya usa un programa que le funciona para su práctica individual. Piensa: "añado usuarios y listo".
Seis meses después:
- Todos los fisioterapeutas ven todas las historias clínicas
- No hay forma de saber quién cambió qué
- Las liquidaciones a los profesionales son un Excel interminable
- La dirección no sabe qué está pasando de verdad
El problema: un programa para autónomos no es un programa para centros "más pequeño". Son problemas distintos que requieren soluciones distintas.
Diferencia fundamental: permisos y accesos
El problema real
Caso A: un fisioterapeuta atiende a un paciente cuya pareja es paciente de otro fisioterapeuta del centro. Si todos ven todas las historias, hay un problema de confidencialidad.
Caso B: recepción necesita los datos de contacto para llamar a los pacientes, pero no debe ver las notas clínicas.
Caso C: la dirección necesita aclarar qué pasó con un caso. Si no queda registro de quién hizo cada cambio, el conflicto no tiene solución.
Lo que necesitas
Permisos por rol:
- Fisioterapeuta: ve sus pacientes y sus historias
- Recepción: ve la agenda y los datos de contacto, no las notas clínicas
- Dirección: lo ve todo, o elige qué no ver
- Coordinación: ve la información operativa, no la clínica
La pregunta al evaluar un programa:
"¿Puedo crear un fisioterapeuta que solo vea a sus pacientes asignados y comprobar que no puede abrir ninguna otra historia?"
Si la respuesta no es un "sí" claro, con una prueba, descarta ese programa.
Registro de cambios: quién hizo qué
El problema real
- Una cita aparece cambiada de hora
- Una ficha tiene datos que nadie recuerda haber tocado
- Hay una factura que nadie recuerda haber emitido
- Un paciente dice que no autorizó algo que está en su historia
Sin un registro de cambios, no hay forma de saber qué pasó. Y sin saber qué pasó, no puedes corregir, defenderte ni evitar que vuelva a ocurrir.
Lo que necesitas
Registro de cambios:
- Quién creó cada cita, ficha o factura, y cuándo
- Quién la cambió y qué cambió
- Quién la borró
La pregunta al evaluar un programa:
"¿Queda registrado quién creó, cambió o borró cada cita, ficha o factura, y cuándo?"
Liquidaciones: cuánto corresponde a cada uno
El problema real
Escenario típico de un centro:
- 3 fisioterapeutas
- Horarios distintos (uno a media jornada, dos a jornada completa)
- Tarifas distintas
- Modelos distintos (uno a porcentaje, otro fijo más variable, otro asalariado)
A final de mes: horas haciendo un Excel para calcular cuánto corresponde a cada uno.
Lo que necesitas
Gestión por profesional:
- Sesiones por fisioterapeuta
- Filtro por periodo
- Exportación lista para la liquidación
- Mejor aún: el cálculo hecho según el modelo de cada uno
La pregunta al evaluar un programa:
"¿Puedo sacar todas las sesiones del fisioterapeuta X en el mes Y, con importes, en un formato que mi gestoría pueda usar directamente?"
Coordinación de agendas
El problema real
- Un paciente llama para cambiar su cita
- Recepción no sabe cuándo está libre cada fisioterapeuta
- O lo ve libre, pero es su descanso
- O se cruzan dos citas en la misma camilla o box
- O no puede atender la llamada porque está buscando huecos a mano
Lo que necesitas
Una agenda del equipo:
- Ver la disponibilidad de todos sin ver el contenido de las citas
- Bloquear huecos (formación, descansos, reuniones)
- Cambiar citas arrastrando
- Vista por sala o box, si compartís espacio
La pregunta al evaluar un programa:
"¿Recepción puede ver que el fisioterapeuta X está libre el martes a las 15:00 sin ver el nombre del paciente que tiene antes?"
Tabla: programa para autónomos o para centros
| Aspecto | Programa para autónomos | Programa para centros |
|---|---|---|
| Permisos | No hacen falta (un solo usuario) | Imprescindibles (confidencialidad) |
| Registro de cambios | Opcional | Necesario (responsabilidad) |
| Liquidaciones | No aplican | Integradas en el programa |
| Agenda | La tuya | Varias agendas, salas y boxes |
| Si falta alguien | Nadie más accede | Otro profesional puede continuar |
| Tamaño | 1-2 profesionales | 3 o más profesionales |
Cómo evaluar un programa para centros
Prueba 1: permisos
- Crea un usuario de fisioterapeuta
- Asígnale 2 pacientes
- Crea un tercer paciente sin asignarle
- Entra como ese fisioterapeuta
- Intenta buscar o abrir el tercer paciente
Resultado esperado: no puede verlo de ninguna forma.
Si puede verlo, o solo se evita "con una configuración especial": no sirve para un centro.
Prueba 2: registro de cambios
- Como fisioterapeuta A, cambia la hora de una cita y un dato de la ficha de un paciente
- Pregunta al proveedor qué queda registrado de esos cambios
- Comprueba que consta quién los hizo, cuándo y qué cambió
Resultado esperado: un registro con usuario, fecha y cambio.
Si nadie sabe decirte quién cambió qué: te faltará el día que haya un conflicto.
Prueba 3: liquidaciones
- Crea 10 sesiones del fisioterapeuta A en un mes, en fechas distintas
- Intenta exportar solo esas sesiones
- Comprueba que el formato (CSV o Excel) se puede usar
Resultado esperado: una exportación limpia en un par de clics.
Si tienes que exportarlo todo y filtrar a mano: perderás horas cada mes.
Protección de datos en un centro
Un centro trata datos de salud de muchos pacientes, así que:
- Lleva un registro de actividades de tratamiento (art. 30 del RGPD)
- Si es un centro sanitario que conserva historias clínicas, tiene que designar un delegado de protección de datos (art. 34.1.l de la LOPDGDD); la excepción es para los profesionales que ejercen a título individual
- Firma el encargo de tratamiento con el programa y con el resto de proveedores que traten datos
Más detalle en nuestra guía RGPD para fisioterapeutas.
Cambiar de programa no tiene por qué ser un proyecto
Cambiar con 5 fisioterapeutas, 200 pacientes activos y 3 años de historia asusta, y con razón si te toca hacerlo a mano.
Por eso el cambio debe hacerlo el proveedor contigo: en Profisio, nos envías la exportación de tu programa actual o tu Excel y nuestro equipo importa tus pacientes gratis.
Aun así, merece la pena elegir bien desde el principio.
La recomendación práctica
Si tienes o planeas un centro:
- Descarta cualquier programa sin permisos por rol desde el primer día
- Prueba el caso "fisioterapeuta que solo ve sus pacientes"
- Comprueba qué queda registrado cuando alguien crea, cambia o borra algo
- Pregunta específicamente por las liquidaciones
- Prueba la agenda con 2 o 3 profesionales ficticios
Si ya tienes un centro con un programa para autónomos:
Plantéate cambiar antes de crecer más: cuantas más personas, más hábitos hay que cambiar a la vez.
Profisio para centros
El plan Centro incluye:
- Agenda del equipo, con despachos y salas
- Permisos por empleado
- Fichaje y vacaciones
- Salarios y liquidaciones con las citas reales
- Rendimiento por profesional
- Migración gratis desde tu programa actual o desde Excel
Precio: 29,99 €/mes + IVA por el centro y 9,99 €/mes + IVA por cada profesional. Cobros con tarjeta incluidos (comisión del 2 % + 0,25 € por cobro).
Más detalle en nuestro programa de gestión para clínicas de fisioterapia.
¿Quieres verlo con tu equipo? Pruébalo 10 días gratis, sin tarjeta. ¿Prefieres verlo con nosotros? Reserva una llamada.